Изменены сроки хранения кадровых документов по трудовым договорам
10.07.2023
Изменены сроки хранения кадровых документов по трудовым договорам
В Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, внесены поправки по хранению документов кадрового обеспечения по приему, перемещению и увольнению работников.
Так, трудовые договоры могут храниться в электронной форме при наличии соответствующих информационных систем в течение 75 лет.
Документы лиц, не принятых на работу, должны храниться в электронной форме до минования надобности (ранее - 1 год ЭПК).
Уточнено, что к документам, не вошедшим в состав личных дел, относятся справка о сдаче декларации, справка 075, справки из психических и наркологических диспансеров. Такие документы хранятся 5 лет.
Срок хранения заявлений работников о согласии на обработку персональных данных сокращен с 5 лет до 1 года.
Также сокращены сроки хранения протоколов заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность и документы к ним, и документов о служебных проверках государственных и гражданских служащих до 5 лет вместо постоянного хранения.
Изменения внесены приказом Министра культуры и спорта РК от 29 июня 2023 года № 157 и вводятся в действие с 16 июля 2023 г.
| Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения | |||||
|
| До внесения изменений | После внесения изменений | |||
| Номер пункта | Вид документа (в том числе электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью) | Срок хранения документа | Примечание | Срок хранения документа | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 7. Кадровое обеспечение | |||||
| 7.2. Прием, перемещение и увольнение работников | |||||
| 467 | Трудовые договоры, контракты | 75 лет | Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы | 75 лет | Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем. |
| 470 | Документы лиц, не принятых на работу | 1 год ЭПК | Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После изъятия личных документов. | До минования надобности | Электронные документы*. |
| 472 | Документы, не вошедшие в состав личных дел (справка о сдаче декларации, справка 075, справки из психических и наркологических диспансеров) | 5 лет | Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. | 5 лет | Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. |
| 473 | Заявления работников о согласии на обработку персональных данных | 5 лет | Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. | 1 год | Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. |
| 475 | Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность и документы к ним | Постоянно | Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. | 5 лет ЭПК | Электронные документы*. |
| 479 | Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа работников и документы к ним | 5 лет | Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. | 5 лет | Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. |
| 483 | Документы о служебных проверках государственных и гражданских служащих | Постоянно | Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. | 5 лет ЭПК | Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. |
| 484 | Списки (электронные базы данных): 1) инженерно-технических работников с высшим и средним специальным образованием; | 75 лет | Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем. | 75 лет | Электронные документы*. При наличии соответствующих информационных систем. |
| 2) молодых специалистов с высшим и средним специальным образованием; | 5 лет | Электронные документы*. | 5 лет | Электронные документы*. | |
| 3) лиц, защитивших диссертации и получивших ученые степени; | 5 лет ЭПК | Электронные документы*. | 5 лет ЭПК | Электронные документы*. | |
| 4) кандидатов на выдвижение по должности; | 5 лет | Электронные документы*. | 5 лет | Электронные документы*. | |
| 5) лиц, прошедших аттестацию; | 3 года | Электронные документы*. | 3 года | Электронные документы*. | |
| 6) | Постоянно | Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. | Постоянно | Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. | |
| 7) военнообязанных; | 3 года | Электронные документы*. | 3 года | Электронные документы*. | |
| 8) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий; | Постоянно | Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. | Постоянно | Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. | |
| 9) работников; | 75 лет | Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. | 75 лет | Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. | |
| 10) обучающихся без отрыва от производства | 5 лет | Электронные документы*. | 5 лет | Электронные документ*. | |
Примечания:
*При отсутствии системы электронного документооборота документы оформляются на бумажном носителе.