Нужно ли оформлять приказ на доступ к паролям и использованию ЭЦП системному администратору? (Ю. Кравченко, 12 мая 2025 г.)

 Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации.

Нужно ли оформлять приказ на доступ к паролям и использованию ЭЦП системному администратору?
(Ю. Кравченко, профессиональный бухгалтер РК, налоговый консультант, 12 мая 2025 г.)

Компания в 1С делает привязку ЭЦП ключей бухгалтеров для подписи ЭСФ, СНТ через ИС ЭСФ.

Привязку всем бухгалтерам делает администратор.

Нужно ли оформить приказ на доступ к паролям админу и на использование ЭЦП ТОО?

Согласно пункту 1 статьи 10 Закона РК от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее - Закон) электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия при выполнении следующих условий:

1) удостоверена подлинность электронной цифровой подписи при помощи открытого ключа, имеющего регистрационное свидетельство;

2) лицо, подписавшее электронный документ, правомерно владеет закрытым ключом электронной цифровой подписи;

3) электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в регистрационном свидетельстве;

4) электронная цифровая подпись создана и регистрационное свидетельство выдано аккредитованным удостоверяющим центром РК или иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне РК.

Согласно пункту 2 статьи 10 Закона закрытые ключи электронной цифровой подписи являются собственностью лиц, владеющих ими на законных основаниях.

Лицо может иметь закрытые ключи электронной цифровой подписи для различных информационных систем. Закрытые ключи электронной цифровой подписи не могут быть переданы другим лицам.

Допускается хранение закрытых ключей электронной цифровой подписи в удостоверяющем центре в соответствии с правилами создания, использования и хранения закрытых ключей электронной цифровой подписи в удостоверяющем центре.

Согласно пункту 3 статьи 10 Закона руководитель юридического лица или лицо, его замещающее, вправе наделять полномочиями работника данного юридического лица или назначенного им лица на подписание электронного документа. При этом каждый сотрудник использует регистрационное свидетельство и соответствующий ему закрытый ключ электронной цифровой подписи, полученный на свое имя.

Согласно статье 12 Закона в негосударственных системах электронного документооборота электронная цифровая подпись используется в порядке, установленном гражданским законодательством РК.

Согласно пункту 2 статьи 152 Гражданского кодекса сделка, совершенная в письменной форме, должна быть подписана сторонами или их представителями, если иное не вытекает из обычаев делового оборота.

Допускается при совершении сделки использование средств факсимильного копирования подписи, электронной цифровой подписи, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников.