Инструкция по ведению делопроизводства государственными и частными нотариусами Кыргызской Республики (утверждена постановлением Правительства Кыргызской Республики от 20 апреля 2011 года № 179)

Утверждена

постановлением Правительства

Кыргызской Республики

от 20 апреля 2011 года № 179

Приложение 2

Инструкция
по ведению делопроизводства государственными и частными нотариусами Кыргызской Республики
 
I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок ведения делопроизводства государственными и частными нотариусами Кыргызской Республики (далее - нотариусы).

1.2. Основная цель Инструкции - упорядочение документооборота, повышение качества подготовки документов и совершенствование работы нотариусов.

1.3. Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами осуществляет Министерство юстиции Кыргызской Республики и территориальные управления юстиции. Делопроизводство нотариуса ведется в соответствии с Законом Кыргызской Республики «О нотариате», на государственном или официальном языках.

1.4. Нотариальное делопроизводство включает в себя ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, ведение нотариального архива и канцелярии.

1.5. За правильную организацию и ведение делопроизводства несет ответственность старший государственный нотариус (государственный нотариус) и частный нотариус.

Старший государственный нотариус обязан:

- организовать изучение всеми нотариусами настоящей Инструкции;

- обеспечить внедрение в делопроизводство настоящей Инструкции;

- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства.

1.6. При увольнении или переводе на другую работу старшего нотариуса или архивариуса, на которого возложено ведение делопроизводства, архивные дела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются вновь назначенному лицу, о чем составляется акт приема-передачи.

В случае обнаружения при приеме-передаче документов их недостачи об этом информируется Министерство юстиции Кыргызской Республики или территориальное управление юстиции и принимаются меры к их розыску.

При прекращении деятельности частного нотариуса архивные дела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются в архив государственного нотариуса соответствующего нотариального округа, о чем составляется акт приема-передачи.

1.7. Нотариусы, совершившие хищение, порчу, сокрытие или незаконное уничтожение документов, а также допустившие своими действиями или бездействием утрату документов, несут ответственность, установленную законодательством Кыргызской Республики.

1.8. Для учета документов и контроля за их исполнением должны вестись следующие книга и журналы:

- журнал входящей корреспонденции (приложение 1);

- журнал исходящей корреспонденции (приложение 2);

- книга жалоб и предложений (приложение 3).

Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержащихся в них поручений осуществляет старший государственный нотариус.

II. Подготовка служебных документов